BAS-kontoplanen, konto för konto

Kortfristiga fordringar är pengar som är dina men ännu inte ligger på kontot. Skattekontot hos Skatteverket hör hit: saldot där är en fordran när du betalat in för mycket och en skuld när du betalat in för lite, och det är samma konto som växlar sida beroende på hur året gått.

Kassa och bank är de konton där pengarna faktiskt finns. Företagskontot 1930 är motkontot i nästan varje verifikat du bokför — betalar du något krediteras det, får du betalt debiteras det. Går saldot här inte att stämma av mot kontoutdraget spelar det ingen roll hur rätt resten av bokföringen är.

Långfristiga skulder förfaller längre bort än ett år. Skillnaden mot en kortfristig skuld är inte vem du är skyldig utan när, och den styr var skulden hamnar i balansräkningen — vilket i sin tur är det en bank tittar på när den bedömer bolaget.

Skatteskulder är det du är skyldig Skatteverket och som ännu inte betalats. F-skatten debiteras här när den bokförs och betalas sedan via skattekontot, så kontot ska normalt nollas ut över året.

Momskontona är de enda konton i bokföringen som har en direkt motsvarighet i en blankett: varje konto hör till en bestämd ruta i momsdeklarationen. Utgående moms är den du tagit ut av dina kunder, ingående moms den du betalat på dina inköp, och skillnaden är det du betalar in eller får tillbaka. Bokförs momsen på fel konto hamnar den i fel ruta, och deklarationen blir fel även om totalen råkar stämma.

Personalens skatter och avgifter är pengar du håller inne åt någon annan. Den anställdas preliminärskatt och arbetsgivaravgifterna är inte dina — de ligger som en skuld tills de betalas in, och det är därför bruttolönen och det som lämnar kontot aldrig är samma belopp.

Övriga rörelseintäkter är intäkter som inte kommer från det du säljer. Bidrag och stöd hör hit. Att de ligger utanför nettoomsättningen är inte en formalitet: det är skillnaden mellan att se ut att sälja mer och att faktiskt göra det.

Inköp av varor och material är det du köper för att sälja vidare eller bygga in i det du säljer. Skillnaden mot en kostnad i kontoklass 5 eller 6 är att det här hänger ihop med intäkten — det är den kopplingen som gör bruttovinsten till ett tal som betyder något.

Lokalkostnader är hyra, el, värme och städning för de lokaler verksamheten drivs i. Driver du företaget hemifrån är det inte den här gruppen som gäller för hela boendet, utan ett avdrag för den del som faktiskt används i verksamheten.

Hyra av anläggningstillgångar är det du hyr i stället för att äga. Skillnaden spelar roll: en hyrd maskin är en kostnad direkt, en köpt maskin blir en tillgång som skrivs av över flera år.

Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial är sådant som köps in, används och är förbrukat — datorer och möbler av mindre värde, programvara, arbetskläder. Gränsen mot en anläggningstillgång går vid ett halvt prisbasbelopp och vid tre års förväntad livslängd. Under gränsen är det en kostnad direkt, över blir det en tillgång som skrivs av.

Fordonskostnader är allt kring bilen: drivmedel, försäkring, skatt, reparationer och leasing. Personbilar är momsmässigt ett undantag — den ingående momsen på en leasad personbil är bara till hälften avdragsgill, och på ett köp av personbil är den normalt inte avdragsgill alls.

Resekostnader är biljetter, kost och logi i tjänsten. Momsen skiljer sig åt inom gruppen: persontransport i Sverige har 6 %, hotell 12 %, och restaurangbesök 12 % — så en och samma tjänsteresa kan bära tre olika momssatser.

Reklam och PR är det du betalar för att bli sedd. Annonser, sponsring och material. Sponsring är den post Skatteverket tittar närmast på: den är avdragsgill när du får något av värde tillbaka, inte när den är en gåva med logotyp.

Representation delas i två konton av ett skäl: en del är avdragsgill och en del är det inte. Momsen får dras av på ett underlag upp till ett tak per person och tillfälle, medan kostnaden i sig i regel inte är avdragsgill vid inkomstbeskattningen. Att bokföra allt på ett konto gör deklarationen fel.

Kontorsmateriel och trycksaker är det löpande som går åt på ett kontor. Små belopp, många verifikat — det är den här gruppen som gör att kvittohanteringen antingen fungerar eller inte.

Tele och post täcker abonnemang, datakommunikation och porto. Betalar företaget en privat telefon som också används i tjänsten är det bara den del som hör till verksamheten som är en kostnad; resten är en förmån.

Företagsförsäkringar och övriga riskkostnader är premier för att skydda verksamheten. Försäkringspremier är momsfria, vilket gör dem till ett av de vanligare ställena där en momssats bokförs som råkar vara fel.

Förvaltningskostnader är avgifterna för att hålla bolaget igång: Bolagsverket, bankavgifter, revision. De hör till bolaget som juridisk person snarare än till det du säljer.

Övriga externa tjänster är det du köper in av andra: redovisning, juridik, IT-drift, konsulter. Gruppen är stor och vag av naturen, och det gör den till det vanligaste stället där en kostnad hamnar på ett konto som är ungefär rätt i stället för rätt.

Övriga externa kostnader är det som inte hör hemma någon annanstans. Facklitteratur och föreningsavgifter hör hit. Växer den här gruppen i förhållande till resten är det oftast ett tecken på att något borde ha ett eget konto.

Löner är bruttolönen till anställda, före skatt och före arbetsgivaravgifter. Det är den siffra allt annat i lönekörningen räknas ur, och den som ska stämma mot arbetsgivardeklarationen.

Pensionskostnader är avsättningar till tjänstepension. De bär särskild löneskatt i stället för arbetsgivaravgifter, vilket är varför de har egna konton och inte ligger bland lönerna.

Övriga personalkostnader är det runtomkring: friskvård, utbildning, personalfester. Friskvårdsbidraget är skattefritt upp till ett belopp per anställd och år, och över det blir hela beloppet en skattepliktig förmån — inte bara den överskjutande delen.