Hur skickar man en faktura? Mall + guide

En faktura ska innehålla de uppgifter som mervärdesskattelagen räknar upp i 17 kap. 24 §, och den bör skickas så snart arbetet är klart. Här är listan, uppgifterna som många tror är krav men inte är det, när en förenklad faktura räcker och vad du får göra om kunden betalar för sent.

Det här ska stå på en fullständig faktura

1. Fakturadatum, alltså när fakturan utfärdas
2. Ett löpnummer, i en eller flera serier, som unikt identifierar fakturan
3. Ditt momsregistreringsnummer
4. Kundens momsregistreringsnummer, om kunden ska betala momsen eller om du säljer varor till ett annat EU-land
5. Ditt fullständiga namn och adress
6. Kundens fullständiga namn och adress
7. Vad du sålt: varornas mängd och art, eller tjänsternas omfattning och art
8. Leveransdatum, om det skiljer sig från fakturadatumet
9. Beskattningsunderlaget för varje momssats, enhetspriset exklusive moms och eventuell rabatt
10. Momssatsen
11. Momsbeloppet, som alltid ska anges i svenska kronor om momsen ska betalas till staten

Säljer du något som är undantaget från moms ska fakturan hänvisa till undantaget. Är det kunden som ska betala momsen ska fakturan ange ”omvänd betalningsskyldighet”.

Det här är inte krav i momslagen

Betalningsvillkor, totalbelopp och F-skatt finns inte med i momslagens lista. Det betyder inte att de är onödiga:

• Godkänd för F-skatt. Skatteverket rekommenderar att du skriver det på varje faktura. Säljer du arbete och är godkänd för F-skatt när ersättningen bestäms eller betalas ut ska kunden inte göra skatteavdrag, och kunden får lita på uppgiften om den står i en handling som upprättas i samband med uppdraget (skatteförfarandelagen 10 kap. 11–12 §§). Saknar du F-skatt ska kunden normalt dra 30 procent i skatt på ersättningen.
• Organisationsnummer. Ett aktiebolag ska ange företagsnamn, den ort där styrelsen har sitt säte och organisationsnummer på sina fakturor (aktiebolagslagen 28 kap. 5 §).
• Förfallodag. Den styr när dröjsmålsränta börjar löpa, se nedan.
• Löpnummer utan luckor. Lagen kräver ett unikt löpnummer, inte att serien saknar hopp. En obruten serie är ändå lättare att kontrollera.

När räcker en förenklad faktura?

En förenklad faktura får användas om fakturans totalbelopp är högst 4 000 kr inklusive moms, om du omfattas av momsbefrielsen för små företag eller om handlingen är en ändring av en tidigare faktura. Den ska innehålla bland annat datum, uppgift om vem som säljer, vad som sålts och momsbeloppet eller underlag för att räkna fram det. Är du befriad från moms ska det framgå att försäljningen är undantagen från momsplikt. Vid vissa försäljningar till andra EU-länder och med omvänd betalningsskyldighet får en förenklad faktura inte användas.

Hur snabbt ska jag fakturera?

Enligt Skatteverket ska du normalt fakturera inom den tid som gäller enligt god affärssed. Säljer du varor till ett annat EU-land ska fakturan utfärdas senast den 15:e i månaden efter den månad leveransen skedde. I praktiken lönar det sig att fakturera direkt när arbetet är klart: ju tidigare fakturan kommer fram, desto tidigare löper betalningstiden.

Betalningstid

Mellan företag, och när ett företag fakturerar en myndighet, förfaller en faktura till betalning senast 30 dagar efter att du krävt betalning (räntelagen 2 a §). Mellan företag får betalningen ske senare bara om du som säljare uttryckligen har godkänt det. En myndighet kan inte få längre tid på det sättet. Vill du ha betalt snabbare går det att avtala om en kortare betalningstid, till exempel 10 eller 15 dagar.

Om kunden betalar för sent

Dröjsmålsränta. Har ni inte avtalat en annan ränta är dröjsmålsräntan referensräntan plus åtta procentenheter (räntelagen 6 §). Riksbanken har fastställt referensräntan till 2 % för 1 juli–31 december 2026, så dröjsmålsräntan är 10 procent per år under den perioden. Riksbanken fastställer referensräntan per kalenderhalvår. Saknas förfallodag börjar räntan löpa 30 dagar efter att du skickat fakturan, om det framgår av fakturan att utebliven betalning ger ränta (4 §).

Påminnelseavgift. Du får ta ut högst 60 kr för en skriftlig betalningspåminnelse, men bara om det avtalats senast när skulden uppstod. Skriv det därför i avtalet eller offerten, inte bara på påminnelsen.

Förseningsersättning. Är kunden ett företag eller en myndighet och dröjsmålsränta ska betalas har du rätt till en förseningsersättning på 450 kr. Påminnelse- och inkassoavgifter räknas då av mot den.

Kreditfaktura

Blir något fel, eller ger du kunden ett prisavdrag, skickar du en kreditfaktura. Den räknas som en faktura och ska hänvisa särskilt och otvetydigt till den ursprungliga fakturan, enligt Skatteverket normalt genom dess löpnummer.

Spara fakturorna

Fakturorna är räkenskapsinformation och ska sparas lika länge som kvittona och dina övriga underlag. Hur länge det är, och när ett papper får slängas efter inskanning, står i Bokföring för nybörjare.

Tips för att få betalt snabbare

• Skicka fakturan direkt när arbetet är klart. Vänta inte till månadens slut.
• Skriv förfallodag och betalsätt tydligt, så att kunden inte behöver fråga.
• Avtala om påminnelseavgift i förväg om du vill kunna ta ut en.
• Följ upp dagen efter förfallodagen.

Skapa fakturor med Klirr

Med Klirr skapar du fakturor med de obligatoriska fälten ifyllda från dina företagsuppgifter, och fakturan bokförs när den betalas. Kundens betalning i räkneexemplet nedan är samma verifikat som Klirr gör.

Artikeln är allmän information. Är du osäker på ditt eget fall, fråga Skatteverket.