Bokföring för nybörjare

Bokföring är att registrera varje affärshändelse i företaget, varje försäljning, varje inköp och varje insättning, så att den går att kontrollera i efterhand. Har du enskild firma är du bokföringsskyldig från första dagen. Bokföringslagen säger det rakt ut: ”En fysisk person som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig för denna” (2 kap. 6 §). Den här guiden går igenom det du behöver kunna: verifikationen, debet och kredit, kontoplanen, när du ska bokföra och hur länge du ska spara underlagen.

Vad är en affärshändelse?

En affärshändelse är allt som ändrar företagets ekonomi: en kund betalar, du köper en licens, du sätter in egna pengar, banken drar en avgift. Även en faktura du skickat men ännu inte fått betalt för är en affärshändelse. Varje händelse ska bokföras, och för varje händelse ska det finnas en verifikation (5 kap. 6 §).

Vad är en verifikation?

Verifikationen är beviset för händelsen: kvittot, fakturan eller kontoutdraget, tillsammans med de uppgifter som gör att den går att följa. Bokföringslagen räknar upp vad den ska innehålla (5 kap. 7 §):

• när verifikationen sammanställdes
• när affärshändelsen inträffade
• vad händelsen avser
• vilket belopp den gäller
• vilken motpart den berör
• ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken

Ett kvitto från en butik har oftast datum, belopp och säljare. Det du lägger till är numret och vad köpet gällde för verksamheten.

Debet och kredit

Varje affärshändelse bokförs på minst två konton, och summan på debetsidan är alltid lika stor som summan på kreditsidan. Det är det som kallas dubbel bokföring. Vilken sida som betyder att ett konto ökar beror på vad kontot är:

Får du in 10 000 kr utan moms för ett uppdrag ökar bankkontot (debet 10 000 kr) och intäkten (kredit 10 000 kr). Köper du kontorsmaterial ökar kostnaden (debet) och bankkontot minskar (kredit). Är du momsregistrerad hamnar momsen på ett eget konto, som i räkneexemplet längre ned.

Kontoplanen

De flesta svenska företag använder BAS-kontoplanen. Kontona har fyra siffror, och den första siffran säger vilken klass kontot hör till:

Du behöver inte kunna kontona utantill, men det lönar sig att känna igen klasserna. Ser du ett konto som börjar på 5 eller 6 vet du att det är en kostnad. I kontoplanen finns de vanliga kontona förklarade, vart och ett med ett räknat exempel.

Grundbokföring och huvudbokföring

Lagen kräver att affärshändelserna kan visas i två ordningar (5 kap. 1 §): i den ordning de bokfördes, som kallas grundbokföring, och konto för konto, som kallas huvudbokföring. Ett bokföringsprogram tar fram båda ur samma verifikat. Det är därför du kan se samma händelse både i en lista över verifikat och på kontot den bokfördes på.

När ska jag bokföra?

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras ”så snart det kan ske” (5 kap. 2 §). Bokföringsnämnden har i sina allmänna råd preciserat hur länge det får dröja för händelser som inte är kontanta:

• Normalt senast 50 dagar efter utgången av den månad händelsen inträffade.
• Om nettoomsättningen normalt är högst tre miljoner kronor: senast 50 dagar efter utgången av kvartalet.
• För enskild näringsidkare med högst 50 verifikationer och 250 affärshändelser per år, en nettoomsättning på högst en miljon kronor och inga gränsöverskridande EU-transaktioner av det slag skatteförfarandelagen räknar upp: senast den dag inkomstdeklarationen ska lämnas.

Att du får vänta betyder inte att det är klokt. Ju längre det dröjer, desto svårare är det att minnas vad ett kvitto gällde. Är du momsregistrerad behöver bokföringen dessutom vara klar när momsdeklarationen ska lämnas.

Kontantmetoden eller fakturametoden?

Ett företag vars nettoomsättning normalt är högst tre miljoner kronor får vänta med att bokföra en affärshändelse tills betalningen sker (5 kap. 2 §). Det kallas kontantmetoden. Vid räkenskapsårets slut ska dock alla obetalda fordringar och skulder bokföras. Med fakturametoden bokför du fakturan när den skickas eller kommer in, och betalningen när den sker. Kontantmetoden är enklare för den som har få fakturor; fakturametoden ger en rättvisare bild av vad företaget har att få och att betala under året.

Hur länge ska jag spara underlagen?

Verifikationer och annan räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §). Ett kvitto från mars 2026, i ett räkenskapsår som följer kalenderåret, ska alltså sparas till och med 2033.

Sedan den 1 juli 2024 får du förstöra ett papperskvitto när informationen har överförts till en elektronisk handling, om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 §). En inskanning räcker, så länge den sparas säkert.

Tips för nybörjare

• Separera privat och företag. Ett eget konto för företaget gör varje transaktion lätt att hitta.
• Spara underlaget direkt. Fotografera kvittot när du får det, innan det bleknar eller försvinner.
• Bokför varje vecka eller månad, även om reglerna låter dig vänta längre.
• Du ansvarar själv, även när en byrå eller ett program gör jobbet. Vad det betyder när programmet bokför fel.

Artikeln är allmän information. Bokföringsnämndens vägledning är den som gäller om du är osäker på ditt eget fall.